Pengertian Prosedur Menurut Para Ahli

Pengertian Prosedur. /

Cgtrend.blogspot.com - Prosedur berasal dari bahasa Inggris “procedure” yang bisa diartikan sebagai cara atau tata cara. Akan tetapi kata procedure lazim digunakan dalam kosakata Bahasa Indonesia yang dikenal dengan kata prosedur. Dalam Kamus Manajemen, prosedur berarti tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa, tugas harus diselesaikan.


Menurut Ida Nuraida (2008:35), “Prosedur adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.”


Dari pengertian prosedur di tulisan cgtrend tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam sebuah prosedur pastinya akan tercantum cara bagaimana setiap tugas dilakukan, berhubungan dengan apa, bilamana tugas tersebut dilakukan dan oleh siapa saja tugas harus diselesaikan. Hal ini tentu sangat wajar dilakukan karena sebuah prosedur yang dibuat memiliki tujuan untuk mempermudah kita dalam melaksanakan suatu kegiatan.


Pengertian Prosedur menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai berikut:

1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

Dalam hal ini prosedur merupakan suatu tahapan dalam menyelesaikan suatu aktivitas yang dapat memecahkan suatu masalah. Misalnya, dalam suatu perusahaan terdapat banyak dokumen yang berbeda jenis dan manfaatnya, untuk menata dokumen tersebut agar terlihat rapi dan mudah ditemukan maka kita harus bisa memilah dokumen sesuai jenis dan manfaatnya yang kemudian difilekan ke box yang sudah tersedia. Dengan demikian, sangat diperlukan sebuah prosedur yang baik dan benar untuk diterapkan pada perusahaan.


Menurut Mulyadi (2001:5) yang dimaksud dengan prosedur adalah “suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.” Selain itu Zaki Baridwan (2002:3), menjelaskan bahwa prosedur adalah “suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.” Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan yang tersusun dan biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian departemen atau lebih, serta disusun untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.


Menurut Ig. Wursanto (1987:19) yang dimaksud dengan prosedur merupakan rencana, karena bersangkutan paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berfikir, tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna menjalankan suatu kegiatan tertentu. Seperti halnya dengan kebijaksanaan, prosedur juga mempunyai urutan kepentingan. Adapun pengertian prosedur menurut Ida Nuraida (2008:35), prosedur merupakan:

1. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak.

Pengertian prosedur di tulisan cgtrend tersebut dapat dijelaskan dengan pengertian metode menurut Ida Nuraida (2008:35), yang menyatakan bahwa : “metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai sehingga serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.”


Pendapat Ida Nuraida yang dikemukakan di tulisan atas jika dipahami, bahwa prosedur adalah suatu cara, dimana pembuatan cara tersebut dipersiapkan untuk jangka waktu mendatang dan bisa jadi akan digunakan secara terus menerus jika cara tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan efisien. Suatu cara di atas berisikan aturan atau pedoman untuk melakukan aktivitas-aktivitas pekerjaan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi.


Menurut A.S. Moenir (1982:110), “Prosedur adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam hubungan pencapaian tujuan akhir.” Di dalam sebuah pencapaian tujuan akhir yang kita inginkan kita harus mempunyai pandangan tentang apa yang seharusnya kita lakukan, tahapan yang bagaimana yang nantinya dapat membantu kita dalam mencapai tujuan akhir.


Pengertian prosedur menurut MC Maryati (2008:43) adalah “serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja.”


Dalam sebuah prosedur terdapat langkah-langkah yang saling berkaitan satu sama lain, langkah-langkah ini akan menjadi petunjuk dalam menyelesaikan permasalahan pada suatu pekerjaan. Di dalam perusahaan tentunya akan membutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja yang terdiri dari tahapan-tahapan suatu pekerjaan, karena hal ini dapat menunjang tercapainya efisiensi perusahaan dengan baik.


Prosedur adalah faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan, kerjaan perkantoran. Prosedur kerja dibuat untuk memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan oleh instansi atau perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuan dan sasarannya. Prosedur-prosedur berkaitan dengan suatu langkah yang bertahap dan berkaitan satu sama lain yang digunakan oleh suatu organisasi dalam menyelesaikan pekerjaannya.


Dari beberapa pendapat-pendapat yang telah diuraikan di tulisan cgtrend, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan langkah-langkah, dari serangkaian tahapan yang saling berhubungan satu sama lain sebagai suatu cara atau metode dalam melaksanakan ataupun menjalankan suatu aktivitas sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai tujuan akhir. Prosedur yang ada biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang dan prosedur juga bisa berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang.


Adapun sifat-sifat dan ciri-ciri prosedur menurut Moekijat (1989:194) sebagai berikut:

• Sifat Prosedur:
  
  1. Prosedur terdapat dalam tiap bagian perusahaan; prosedur merupakan salah satu macam rencana yang penting.
  2. Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya berulang.
  3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
• Ciri Prosedur:
  
  1. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan.
  2. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas.
  3. Prosedur harus mengikuti zaman (up-to-date).

Pentingnya suatu prosedur dikemukakan oleh MC Maryati (2008:43) bahwa “Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.”


Dengan demikian, prosedur kerja dibuat dan disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan mudah, lancar dan baik, dengan tahapan-tahapan yang teratur, urut pada akhirnya suatu pekerjaan dapat diselesaikan menurut target atau urutan waktu yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga akan lebih menghemat pembiayaan dalam proses kerja. Untuk itu dalam penyusunan prosedur hendaknya disesuaikan dengan prinsip-prinsip penyusunan prosedur yang ada.


Prinsip-prinsip prosedur menurut MC Maryati (2008:44) sebagai berikut:

• Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit.
• Prosedur kerja yang baik, akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan.
• Prosedur kerja yang ditetapkan telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu (menghemat gerakan atau tenaga).
• Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan.
• Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya suatu prosedur bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
• Memperhatikan penggunaan alat-alat untuk menunjang terlaksananya suatu prosedur dan sebaiknya digunakan sesuai kebutuhan.
• Sebuah prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.

Dari pendapat di tulisan cgtrend.blogspot.com, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu prosedur terdapat semua aktivitas yang harus dilakukan. Prosedur yang dibuat hendaknya baik, tidak berbeli-belit dan tidak rumit agar yang berkepentingan dapat menggunakan fungsinya secara efektif dan efisien. Prosedur tersebut hendaknya telah teruji dan tidak menguras banyak tenaga, karena apabila terlalu menguras tenaga orang yang berkepentingan cenderung akan melanggar aturan dan merasa bosan dengan prosedur yang diterapkan. Prosedur yang dibuat hendaknya memiliki fleksibilitas agar pada situasi-situasi tertentu yang mendesak prosedur yang semula tidak dapat dijalankan karena suatu hal, prosedur tersebut dapat dilakukan perubahan tanpa harus menghentikan fungsi awalnya. Serta dalam pembuatan prosedur harus memperhatikan tingkat pencapaian tujuan, dengan prosedur yang baik dan tujuan yang hendak dicapai harus memiliki target serta tindakan-tindakan apa yang harus dilakukan.


Prosedur menurut A.S. Moenir (1982:117) dibagi menjadi dua yaitu:

1. Prosedur umum, yaitu prosedur-prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab Manajer atas. Prosedur umum ini kadang-kadang demikian luas berlakunya sehingga melampaui batas-batas nasional.
2. Prosedur khusus (lokal), yaitu prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara lokal artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab manajer di tempat itu (atas, menengah atau bawah, tergantung luas lingkup prosedur itu).

Berkaitan dengan macam prosedur di tulisan cgtrend, pada suatu perusahaan pasti akan menggunakan prosedur khusus (lokal), karena terlihat jelas bahwa prosedur ini dibuat dan hanya berlaku secara lokal, sehingga untuk semua aktivitas di perusahaan yang meliputi prosedur akan menjadi tanggung jawab manajer sesuai dengan lingkup prosedur yang ada di perusahaan tersebut.


Prosedur kerja selain disajikan secara tertulis bisa juga ditampilkan dalam bentuk bagan atau diagram. Menurut MC Maryati (2008:44-48), ada 3 bagan dalam prosedur, yaitu:

1. Bagan aliran kerja atau bagan proses (Work-flow Chart):
   
   • Bagan proses adalah bagan yang menunjukkan secara rinci langkah-langkah dalam suatu proses pekerjaan.
   • Langkah-langkah ditunjukkan dalam bentuk simbol dan disusun secara vertikal.
2. Bagan gerak atau bagan layout kerja (Work-layout Chart) Bagan layout menggambarkan gerakan pekerjaan dalam suatu ruangan. Bagan digambarkan pada sebuah layout kantor, sehingga gerakan diukur dalam hubungannya dengan faktor fisik (energi). Alur kegiatan atau pekerjaan digambarkan dengan garis yang menghubungkan dengan beberapa unit kerja yang harus dilalui.
3. Bagan arus. Bagan ini menggambarkan aliran atau arus kegiatan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan. Perjalanan dari dokumen-dokumen serta tembusannya dari suatu tempat bagian ke bagian lainnya sangat jelas digambarkan dalam bagan ini.

Baca Juga: Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli dan Manfaatnya

Baca artikel baru lainnya di Cgtrend terkait materi ajar maupun topik terkini. Kunjungi Cgtrend.blogspot.com, Dengan demikian kamu akan menemukan informasi pendidikan terkini dari berbagai Modul topik trending tahun ini.

Berbagi :